Informace o zpracování osobních údajů

Obsah:
I. Základní poskytované informace
II. Informace a přístup k osobním údajům
III. Práva subjektu údajů podrobněji
IV. Zabezpečení, ochrana a důvěrnost osobních údajů

I. Základní informace

Totožnost a kontaktní údaje správce
Správcem osobních údajů je společnost Pražský kulturní a filmový institut s.r.o., se sídlem Malostranské náměstí 266/5, 110 00 Praha 1 – Malá Strana, IČO: 25787527, DIČ: CZ25787527, tel.: +420 222 710 187, e-mail: info@praguefilminstitute.cz  (dále jen „správce“).

Účely a právní důvody zpracování osobních údajů
Hlavními účely, pro které požadujeme Vaše kontaktní a osobní údaje, je:

1. Na základě přihlášky ke studiu – v takovém případě zpracováváme Vaše osobní údaje za účelem registrace a zpracování Vaší přihlášky ke studiu a následně pro účely uzavření a plnění smlouvy o zajištění příslušného studia či kurzu;
2. Na základě přihlášky k účasti na přednášce / workshopu – v takovém případě zpracováváme Vaše osobní údaje za účelem registrace a zpracování Vaší přihlášky a následně pro účely uzavření a plnění smlouvy o zajištění Vaší účasti na přednášce či workshopu; pokud bude z akce činěn záznam pak také pro účely pořízení zvukově-obrazového záznamu akce a jeho zveřejnění v rámci prezentace a propagace naší činnosti;
3. Na základě Vaší žádosti o informace ke studii, přednáškám, k zasílání novinek, zpracovávaných údajích apod. – v takovém případě je účelem především zpracování odpověď anebo Vaší žádosti; s ohledem na charakter žádosti týkající se informací o naší činnosti je účelem zpracování také obchodní sdělení a marketingové účely.
4. Účelem je tedy plnění smluvní povinnosti dle bodů výše, na které navazuje také účel plnění zákonných povinností, a to zejména vedení účetní evidence a daňové povinnosti a další evidence uložené právními předpisy, zejména ve vztahu k zajištění Vaší účasti v rámci studia, k zajištění víza, zdravotního pojištění apod.
5. Dalším účelem je náš oprávněný zájem, kam řadíme zejména propagaci a prezentaci naší činnosti, dále ochranu vlastních práv a zájmů (zejména v případě sporu), ochranu majetku a zdraví, zajištění bezpečnosti a zabezpečení sítě a IT, prevenci proti podvodům, zpracování údajů pro historické, statistické a vědecké účely, vždy však transparentně, v nezbytné míře a vyváženě s ohledem na Vaše práva a svobody.

Příjemci osobních údajů
Příjemci osobních údajů jsou státní orgány České republiky (Ministerstvo vnitra ČR, Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy ČR a Policie ČR), pokud je to vyžadováno pro účely Vaší účasti v rámci studia, vč. vízové agentury, pojišťovny, a další smluvní dodavatelé, a to zejména za účelem studia a jeho výstupů, a obchodní partneři, jejichž plnění související s organizací, propagací a zajištěním našich služeb, a to vždy v takovém rozsahu osobních údajů, který je nezbytně nutný pro daný úkol.

Úmysl správce předat údaje do třetích zemí
Správce nemá v úmyslu předávat osobní údaje do jakékoliv třetí země. Mimo EU jsou předávány pouze nezbytné a vybrané údaje vzdělávací akreditační agentuře, která sídlí v UK.

Kategorie dotčených osobních údajů
Osobní údaje, které zpracováváme, jsou následující: jméno, příjmení, tituly, fotografie, adresa pobytu, státní příslušnost, údaje z osobního dokladu, cestovního dokladu, telefonní čísla, e-mailová adresa a další, které uvedete do přihlášky či žádosti a které nás sdělíte v rámci studia (přednášky či zájmu o ně) a v souvislosti s ním. Dále tedy v průběhu Vašeho studia zpracováváme informace o Vašem studiu, o výsledcích a samozřejmě dokumenty, výstupy a tvorbu v rámci absolvování kurzu a programu. V průběhu studia mohou být pořizovány zvukové, obrazové či zvukově obrazové záznamy.

Pro účely zajištění zdravotní pojistky je naším prostřednictvím předkládán zdravotní dotazník.

Prosíme, sdělte nám vždy přesné údaje a jejich případné změny proto, abychom zpracovávali pouze aktuální a pravdivé údaje.

Doba zpracování osobních údajů
Doba, po kterou budou osobní údaje zpracovány se odvíjí od toho, jak je konkrétní údaje nutné využít pro plnění smlouvy či žádosti (obvykle po dobu platnosti smlouvy a dále minimálně 3 roky), pro plnění právních povinností (obvykle 5-10 let), plnění oprávněných zájmů (obvykle 3 roky, v případě sporu i déle). Dokumenty a materiály k absolvování kurzu a programu uchováváme i déle také pro statistické, historické, vědecké účely.

Informace k povinnosti či dobrovolnosti poskytnout osobní údaje
Poskytnutí informací a osobních údajů uvedených ve formuláři (příp. v navazujících dokumentech), je dobrovolné (nejedná se zákonný požadavek), avšak tyto informace a osobní údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy (myšleno zpracování přihlášky ke studiu, k absolvování kurzu, programu, přednášky atd.) a také pro zajištění souvisejících činností. Neposkytnutím těchto údajů se vystavujete riziku, že nebude smlouva uzavřena nebo nebudou služby poskytnuty. Je-li pro Vás v některých případech stanovena podle zvláštního zákona povinnost osobní údaje pro zpracování poskytnout, budete o této skutečnosti zvlášť informováni.  Jedná se zejména o registraci do akreditačního programu, vč. vydání diplomu, dále za účelem zajištění víza a zdravotního pojištění.

II. Informace a přístup k osobním údajům

Máte právo požadovat přístup k Vašim osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů. Podrobněji jsou tato a další práva rozepsána níže.

V případě, že si nepřejete, abychom dále osobní údaje zpracovávali, přejete si odvolat souhlas, byl-li poskytnut, nebo máte jinou otázku, kontaktujte nás na info@praguefilminstitute.cz 

Dále máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

III. Práva subjektu údajů podrobněji

Právo na přístup k osobním údajům a podrobným informacím ohledně jejich zpracování
Pokud Vás zajímá, zda konkrétní údaje o Vaší osobě zpracováváme, neváhejte nás kontaktovat zde, takovou skutečnost potvrdíme či naopak. Pokud o Vás zpracováváme osobní údaje, máte k právo získat k nim přístup, včetně kopie zpracovávaných osobních údajů. Dále můžete požadovat i související informace, zejména účel a dobu zpracování, kategorie údajů, příjemce (minulý, budoucí), zdroje, pokud jde o údaje nezískané přímo od Vás, všechna práva, která ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům máte.

Právo na opravu a doplnění
Máte právo na opravu nepřesných nebo nepravdivých osobních údajů či doplnění neúplných osobních údajů. Budeme rádi, pokud nám jakékoliv nepřesnosti oznámíte.

Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
Máte právo požadovat výmaz Vašich osobních údajů, nejsou-li již potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, odvoláte souhlas, jsou-li zpracovávány na základě souhlasu, anebo zjistí-li se, že byly zpracovávány protiprávně.

Právo na omezení zpracování
Máte právo požádat, abychom omezili zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, zejména z důvodu jejich nepřesnosti osobních údajů, protiprávního zpracování atd.  O výše uvedeném také informuje příjemce. Na Vaši žádost Vás informuje, kterým příjemcům byly výše uvedené informace o opravě nebo výmazu osobních údajů či omezení zpracování oznámeny.

Právo na přenositelnost údajů
Pod tímto se skrývá Vaše právo na to, abychom ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu na Vaši žádost předali zpracovávané osobní údaje jinému správci za určitých podmínek.

Právo vznést námitku
Pokud vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, zejména v případě, kdy jsou zpracovávány na základě právního důvodu, podle kterého je zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany, zpracování Vašich osobních údajů ukončíme, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Neprovádíme žádné rozhodnutí, které by bylo založeno výhradně na automatizovaném zpracování.

IV. Zabezpečení, ochrana a důvěrnost osobních údajů

Veškeré podrobnosti pro zpracování a zabezpečení osobních údajů upravuje vnitřní předpis.

Osobní údaje budou uchovávány v elektronické podobě na zabezpečeném elektronickém úložišti správce a ve fyzické podobě tištěných formulářů. Přístup k osobním údajům budou mít za správce pouze osoby podílející se bezprostředně na naplňování účelu jejich zpracování.

Ve spolupráci zejména s IT odborníky jsme provedli vhodná technická a organizační opatření, abychom zajistili úroveň zabezpečení odpovídající riziku náhodného nebo protiprávního zničení, ztrátě, pozměňování, neoprávněného zpřístupnění předávaných, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů, nebo riziku neoprávněného přístupu k osobním údajům.

Pokud však přes veškerou snahu dojde k nějakému porušení zabezpečení osobních údajů a bude pravděpodobné, že takové porušení bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámíme Vám tuto skutečnost bez odkladu.